公用文のルールを頭に置きつつ、常に「読者は誰か」を意識した、“誤読”の起きにくい書き方をアドバイス

　官公庁、自治体職員に特化した研修を提供するオフィスＪ．corporation（東京世田谷区）は、令和６年11月６日、神奈川県横浜市中区にあるワークピア横浜で開催された、一般財団法人「自治体国際化協会」（通称クレア＝東京都千代田区）と総務省の共催による「JET プログラム、令和６年度国際交流員（CIR ）中間研修」において、「行政機関における文書」というテーマのもと、「より読みやすい、より分かりやすい日本語文章の書き方」について講義を行いました。
●　母語が日本語でない人の「公用文への戸惑い」
　JET プログラムとは、語学指導等を行う外国青年招致事業（The Japan Exchange and Teaching Programme）の略で、外国人青年を招致して地方自治体等で任用し、外国語教育の充実と地域の国際交流の推進を図る事業のことです。
　JET プログラムで来日した外国人青年の大半は、都道府県庁や市区役所の国際交流担当部局等に配属され、国際交流活動に従事しており、まさに海外との架け橋となる人材です。彼らの日本語能力は、日本語能力試験Ｎ２～Ｎ１に相当し、新聞の見出しから大意を掴んだり、本文から内容を詳しく読み取ることができるなど、読み書きは漢字も含め概ね問題がないレベルとされます。
　とはいえ、母語が非日本語であるため、細かいニュアンスの伝え方や、公用文独特の書き方には場合によって戸惑いを覚えることもあって、以前から「外国人にも理解できる、分かりやすい公用文の書き方」の受講ニーズは存在したといいます。
　オフィスＪ．corporationの研修ラインアップの一つに「行政職員のための実用文章講座」があります。この日のJET プログラム国際交流員への研修も、1991年の創業以来、農林水産省や全国の自治体で長年「読みやすい、分かりやすい公用文づくり」の指導に当たってきたノウハウを最大限に生かしたものでした。
オフィスＪ　自治体研修実績

●　日本人でも馴染みがない「文章の法則」に目からウロコ
　この日参加した国際交流員は36ヶ国、400人以上に及んでいました。正面スクリーンに映し出される投影資料を眺める彼らの眼差しは、日本語に対する探究心の高さを物語るように、終始真剣そのもの。
　セミナーにおける講義項目（抜粋）は

・文書事務が重要視される日本独特の背景
・一つの解釈しかあり得ない文章づくりを優先
・読者の予備知識は書き手に劣る
・役所と民間の「テン」の打ち方の違い
・主語を先出しした場合に起きやすい混乱の防ぎ方
・１文の平均文字数の適正値は３５～６５字
・句読点間隔の適正値は１３～２３字
・漢字率の適正値は３３～４２．５％（上限４５％）
・同種の文字を連続させない配慮を
・接続詞などの公用文ルールと逸脱許容範囲
・複数の飾り言葉（修飾語）が並ぶときの配置の原則
・速効力のある伝え方　題目語の先出し

など。オフィスＪ．corporationが通常1日もしくは2日間で行う「行政職員のための実用文章講座」のメニューのエッセンスを拾い集め、駆け足で講義したものです。
行政職員のための実用文章講座プログラム
　民間企業の文書作りで、ハッキリした「テンの打ち方」のルールは存在しません。しかし、公用文にはそれがあります。また日本人でもあまり知らない適正な1文の長さや句読点間隔、漢字率など、具体的な数値に裏付けされた話は、特に食いつきが良かったようです。
「同種の文字を連続させない配慮を」という講義項目は、作文能力そのものの高さとは別の、いわ
ば“読者に対する親切心”の有無について解説したものであり、この辺りも多くの人が納得の表情を見せていました。日本語を母語としない人間として、心に刺さる何物かがあったのでしょう。

●　文章を分かりやすくすることは、働き方改革にもつながります
担当講師（オフィスＪ．corporation代表・村瀬　順）の談話
「国際交流員の皆様の仕事意欲と“日本語をもっと習熟したい”という熱気が正面から吹き付けてきて、緊張の糸を切らすことなく講義できました。
　彼らの日本語能力が一定水準以上にあることは最初から知っていたので、必要以上に対外国人ということは意識しませんでした。“より読みやすい、より分かりやすい文章の書き方”は、日本語をしっかり読み書きできれば、日本人でも外国人でも変わることはありません。その意味で、今回、国際交流員の方々のために下準備したことは、普段私が指導している日本人公務員のための文章づくりの意義と根拠を再確認する、いい機会になりました。
　もともと、文章を分かりやすくするということは、業務の円滑化を目的としたもので、日本人・外国人問わず、働き方改革が推進される今の時代に必須のテクニックといえます。JET プログラムで来日された方々が、今回の研修で何か一つでも職場における文書作成に役立つ教訓をすくい取っていただき、彼らの日常業務がよりスムースなものになればと願ってやみません」


講義のポイントを聞き逃すまいと、真剣な眼差しの中にも、時折り笑いの渦が起きるなど、終始、会場は活気に満ちた



オフィスＪ．corporation
事務所概要

オフィスＪ．corporation

所在地：東京都世田谷区駒沢3-25-6 リストレジデンス桜新町210

電話番号 ：03-3414-2111

URL　https://www.officej-corporation.jp/

業種 教育・学習支援業　

代表者名 村瀬　順

設立 1991年10月

官公庁、自治体職員に特化した研修を提供。住民に寄り添い、説明責任を果たせる行政職員への育成をめざしています。

2025年研修ラインアップは「行政職員のための実用文章講座」「ワンペーパーで伝えるテクニック（1枚型説明資料の作り方）」「自治体職員のための要約力向上研修」「政策ディベート（政策形成力基礎）研修」