980社・33.8万人の働く人のデータを基盤に、組織行動科学(R)の研究・教育開発を行うリクエスト株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役：甲畑智康）は、組織行動科学(R)の研究・教育開発の一環として、図解実践ガイド『頼まれた仕事は、何を解決するためのものか。』を無料公開します。

依頼者の想定と現場の事実を照らし、必要な仕事を相談し直す過程を、人物イラスト8点、図解14点、記入シート3ページを含む全31ページで解説します。

依頼の言葉と現場の事実を照らし、必要な仕事を見つけ直す図解実践ガイドです。

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依頼者の想定と現場の事実を照らす

「三案を比べて」「案内文を作って」という依頼は、してほしい作業を示しています。その作業で誰の何を変えたいのか、なぜその方法が必要なのかまで、確認できているとは限りません。
依頼者自身も、原因をまだ確かめていないことがあります。
本ガイドは、依頼の目的を聞くことに加え、依頼者の見立てを記録や利用場面と照らし、必要な仕事を一緒に見つけ直す方法を扱います。



依頼者の原因の想定も、実際の記録と照らして確かめます。人物の吹き出しは心の声です。
例えば「問い合わせが多いのでFAQを増やしたい」という想定があっても、まず、どの記録を見てそう考えたかを確かめます。依頼の言葉、原因についての想定、実際に確認できた事実を分けることで、次に何を見に行くかを考えられます。
担当者は、確認した材料と理由を示して依頼者に相談します。依頼者にも、事実から自分の見立てを更新し、求める成果物や確認範囲を調整する役割があります。

問い合わせが多い理由を具体的な場面から考える

ガイドの10〜18ページでは、社内手続きの問い合わせ対応を見直す例を、一件の仕事として追います。最初の依頼は、FAQの整理、担当の振り分け、ツールの設定見直しの三案を比べる資料づくりです。
ところが、資料を読むと、必要な説明の一部は既にFAQにあると分かります。利用場面を一件確認すると、その人は説明を読めても、入力欄の「申請日」がどちらの日付を意味するか判断できず、手続きを止めていました。



FAQに説明があっても、入力欄と結びつけられず止まることがあります。説明用の例です。
この一件から、回答が存在することと、入力するときに意味を判断できることの違いが見えます。FAQの追加だけでよいかを決める前に、案内文と入力場面の対応を確認する必要が生じます。

一方、例外の承認先を尋ねる問い合わせには、必要な判断の相談が含まれる場合があります。通常の案内で止まる場面と、例外の判断が必要な場面を分け、他の記録や利用場面でも確かめます。
企業、記録、会話、成果物は説明用の架空例です。一件から全体の原因や割合を確定したものではありません。

分かった事実から依頼と完了条件を合意し直す

確認した事実によって、最初に頼まれた資料の役割が変わることがあります。架空例では、三案の順位を付ける前に、案内の意味で止まる場面と、例外の判断を必要とする場面について、次の確認を決めるメモづくりへ依頼を見直します。



メモには、確認できたこと、現在の見立て、残る不明点、次の確認先を示します。全体の主因や変更の効果など、まだ判断できないことも明記し、会議で追加確認の対象と引継ぎ先を選べる形にします。
依頼を変更するときは、目的だけでなく、成果物、担当範囲、期限、使える資料や相談先も合わせます。今回の受け渡しを終える条件を決め、追加調査が必要になった場合は、その範囲と期限を別に相談します。

ガイドでは、受け手がメモを実際に使い、不足する材料を示す会話まで掲載しています。作った資料が、何の判断や行動に使われたかを確かめるところまでが、振り返りの対象になります。

AIで候補を整理し人が確かめる問いを選ぶ

原因や使い道がまだ明確でない段階でも、AIと確認する問いを整理することから始められます。例えば、依頼に含まれる原因の仮定、別の説明の候補、候補を見分ける質問を出してもらう使い方です。



AIによる候補の整理と、相手・原資料・利用場面での確認を往復します。
AIが示した候補を、実際の相手、原資料、利用場面と照らします。その結果から、人が採用する問いと見立てを選び、確認できたことと残る不明点を整理し直します。
「原因は未確認です。別の説明の候補と、候補を見分ける質問を整理してください。候補を事実扱いせず、確認前に結論や順位を出さないでください。」
AIへの入力文の一例です。実務情報の入力は、所属先の規程と利用環境に従い、許される範囲の情報で行います。

三つの記入シートで次の一件を振り返る

日常の比較資料、案内文、会議メモなどから、使われ方を確かめられる仕事を一件選んで使えます。作る前、確認の前後、渡した後と次回の三つの時点に対応する記入シートを収録しました。



作る前、確認の前後、渡した後と次回の三つの時点で使える記入シートを収録しています。
作る前には、頼まれたこと、誰の何を変えたいか、原因についての想定、判断が変わる確認を書きます。確認後には、どの事実が分かり、どの問いや依頼を変更したかを残します。渡した後には、何の判断や行動に使われ、次の仕事ではどの条件の違いを見るかを確かめます。

受け手の反応と実際の使われ方を確かめる

受け手の満足に加え、利用者が必要な手続きを進められたか、必要な相談先へ届いたか、受け手がどんな情報を補ったかを見ます。関連部門へ負担が移っていないかも、合意した範囲で確かめます。
必要な欄から使い、担当者と依頼者、または受け手が一緒に振り返れる範囲で始められます。確認する量を増やすことより、何を判断し、何を変更できたかを記録します。

公開資料の概要

問題の捉え方、証拠の扱い、他者理解、学習、生成AI、職場の条件に関する研究を参照した実務提案です。研究との関係、出典、適用範囲は28〜30ページに掲載しています。図解や記入シートを含むガイド全体の効果を実証した研究報告ではありません。
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前編の公開資料

本ガイドは、前編『相手に役立つ仕事のためのAI活用』から、依頼の前提を確かめ、必要な仕事を見つけ直す過程を掘り下げた独立した続編です。前編では、AIへの入力で止まるときと、作成後に受け手が困るときを取り上げ、使い道の確認から受け渡しまでを解説しています。



https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000272.000068315.html

リクエスト株式会社について

リクエスト株式会社は、「より善くを目的に」を掲げ、組織行動科学(R)を基盤に、組織で働く成人の研究と教育開発を行っています。働く人、その人が取り組む仕事、周囲の支援や組織の条件を捉え、仕事の改善につなぐ研究と実践支援に取り組んでいます。



会社名：リクエスト株式会社
代表者：代表取締役 甲畑 智康（こうばた ともやす）
所在地：〒160-0022 東京都新宿区新宿3丁目4番8号 京王フレンテ新宿3丁目4F
事業内容：組織で働く成人の研究・教育開発、組織行動科学(R)を基盤とした実践支援
公式サイト：https://requestgroup.jp/
会社概要：https://requestgroup.jp/corporateprofile

本件に関するお問い合わせ

リクエスト株式会社
メール：request@requestgroup.jp
お問い合わせ：https://requestgroup.jp/request
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